Vejledning til betroede medarbejdere med begrænsede rettigheder

Siden er relevant for:

• betroede medarbejdere med begrænsede rettigheder.

En betroet medarbejder med begrænsede rettigheder er en medarbejder, der:

• arbejder hos en myndighed, som har fuldmagter i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen.
• kan administrere myndighedens fuldmagter i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen på vegne af borgere.

I Digital Fuldmagt-selvbetjeningen kan borgere, der har brug for hjælp til kontakten med det offentlige, give fuldmagt til, at en anden kan kontakte myndigheder, få oplysninger og handle på deres vegne.

• Du er betroet medarbejder i borgerservice i en kommune og besøger denne side

  Vejledninger til betroede medarbejdere i borgerservice i en kommune findes her:

  Hjælp til borgerservice om Digital Fuldmagt

Vejledning

I vejledningen nedenfor kan du læse trin for trin, hvordan du som betroet medarbejder med begrænsede rettigheder administrerer fuldmagter i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen:

Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside: Sådan administrerer du fuldmagter på vegne af borgere i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen (pdf)

Krav til, hvordan betroede medarbejdere med begrænsede rettigheder må bruge Digital Fuldmagt-selvbetjeningen

Betroede medarbejdere med begrænsede rettigheder er udpegede, betroede medarbejdere inden for egen organisation (CVR), som organisationsadministratoren har tildelt rollen via MitID Erhverv. Disse medarbejdere kan handle på vegne af borgere i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen.

Digitaliseringsstyrelsen stiller følgende krav til organisationens behandling af fuldmagter i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen:

• 1. Identitetssikring af fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver

  For at myndigheden kan benytte Digital Fuldmagt selvbetjeningen, skal organisationen være NSIS niveau Betydelig compliant med hensyn til identitetssikring. Læs nærmere om NSIS i følgende vejledning:

  Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside: Vejledning til National Standard for Identiteters Sikringsniveauer (NSIS) (pdf)

  En betroet medarbejder med begrænsede rettigheder skal ved enhver henvendelse, uanset om der anmodes om oprettelse, ændring eller sletning af en digital fuldmagt, foretage en identitetssikring, der opfylder de krav, der er fastsat for NSIS niveau Betydelig. Dokumentationen af den gennemførte identitetskontrol skal opbevares i overensstemmelse med gældende arkiverings  og GDPR regler, så den kan fremvises ved eventuel kontrol.

• 2. Alderskrav

  Det er alene personer på 15 år eller derover, som kan anvende Digital Fuldmagt-selvbetjeningen.

  Enkelte fuldmagter kan have særlige alderskrav fastsat af den ansvarlige myndighed. Disse krav kan omfatte en minimumsalder, en maksimumsalder eller begge dele.

  En fuldmagt er kun gyldig, så længe både fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver opfylder de gældende alderskrav.

• 3. Borgerens evne til at forstå konsekvenserne af en fuldmagt

  For at kunne afgive en fuldmagt skal en borger være ved sin fornufts fulde brug.

  Dette gælder også i tilfælde, hvor borgeren er under værgemål eller omfattet af en aktualiseret fremtidsfuldmagt. Dog kan værger og fremtidsfuldmægtige med den rigtige afgrænsning af rettigheder og fornødne dokumentation få adgang til fuldmagter i Digital Fuldmagt. 

• 4. Fuldmagter baseret på værgemål, fremtidsfuldmagt eller generalfuldmagt

  Betroede medarbejdere med begrænsede rettigheder kan tildele en fuldmagt i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen indenfor myndighedens ansvarsområde. Det er hver enkelt myndigheds ansvar at vurdere, om omfanget af et værgemål kan accepteres i forbindelse med oprettelsen af en konkret digital fuldmagt. Myndigheden fastsætter også, om der skal stilles yderligere krav til dokumentation af værgemålets eller fremtidsfuldmagtens gyldighed.

• 5. Sletning af fuldmagtsforhold

  Den betroede medarbejder med begrænsede rettigheder må slette et fuldmagtsforhold, hvis fuldmagtsgiver eller fuldmagtshaver anmoder herom.

  Den betroede medarbejder med begrænsede rettigheder kan desuden slette et fuldmagtsforhold på eget initiativ, hvis der foreligger en saglig grund. Fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver skal i så fald orienteres om sletningen.

• 6. Dokumentation for oprettelse af fuldmagtsforhold

  Myndigheden er ansvarlig for at kunne dokumentere oprettelse, ændring eller sletning af fuldmagtsforholdet, og det vil til enhver tid være myndigheden, der bærer bevisbyrden ift. fx anmodninger om aktindsigt eller ved tvivlstilfælde.

  Myndigheden skal indsætte en reference til dokumentation i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen. Referencen kan fx være et journalnummer. Referencen indsættes i det dedikerede felt til referencenummeret i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen. 

• 7. Forvaltningsloven

  Ved sagsbehandling af fuldmagtsforhold, som er oprettet via Digital Fuldmagt-selvbetjeningen, finder forvaltningsloven anvendelse.

• 8. Kontrol

  Der udføres løbende kontrol af de betroede medarbejdere med begrænsede rettigheders brug af Digital Fuldmagt-selvbetjeningen ved hjælp af automatiserede scripts. Hvis den betroede medarbejder både er fuldmagtshaver og godkender fuldmagten, kontrolleres dette løbende for at forhindre selvgodkendelse.

  Det kontrolleres løbende, om en betroet medarbejder er fuldmagtshaver og selv har oprettet eller godkendt oprettelsen af fuldmagten. Journaliseringsnummer fra myndighedens eget journaliseringssystem skal indtastes i Digital Fuldmagt-selvbetjeningen for sporbarhed. Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for alle data, der oprettes i Digital Fuldmagt selvbetjeningen.